对于为员工提供 401(k) 退休计划的公司,确保该计划正常运行非常重要。

关于退休计划操作中发现的常见错误的问题清单

计划文件的规定是否在计划操作中得到适当应用?

计划文件管理计划的运作。确保计划发起人遵守计划文件中的所有规定至关重要。

薪酬的正确定义是否用于确定员工可以贡献多少?

计划文件中使用了许多不同的补偿定义。尤其是如果您在这一年中更改了工资单系统、工资单提供者或修改了您的计划,请务必确保您的工资单系统或工资单提供者在扣留员工供款时使用正确的薪酬定义。

雇主匹配或利润分享供款是否适当地作出和分配?

一个常见的错误是由雇员参与雇主供款的资格要求引起的。审查服务年限信息和其他资格条款将有助于确保雇主的供款得到适当的支付并正确分配给员工。

是否所有符合条件的员工都已确定并有机会为 401(k) 帐户供款?

通常,将收到 W-2 表格的每位员工视为合格员工,除非您可以根据计划文件的条款适当地排除该员工。如果第三方负责员工注册,请考虑审查他们的程序,以确保每年向所有符合条件的新员工提供注册信息。

公司是否及时存入员工供款?

这仍然是劳工部的一个重要重点领域。小型计划(少于 100 名员工)有 7 天的安全港来存入资金。不幸的是,大型计划不属于此安全港条款,应在每个工资发放期后尽快在行政上存入资金。不这样做可能会导致计划发起人招致罚款和处罚。

是否按照计划文件向参与者贷款并满足 IRS requirements?

许多 401(k) 计划允许参与者从他们的账户中借钱,并且一些计划文件对贷款的金额和数量提供了不同的限制。计划发起人应审查这些限制并确保正确处理贷款。

是否正确分配了困难?

一些计划被允许向面临直接和​​沉重财务需求的参与者进行分配,但对可以分配的金额和可接受的资金用途存在许多限制。计划发起人应仔细审查困难提款申请,以确保正确使用这些资金。

您应该考虑咨询您的财务顾问或第三方管理员,以帮助您查看此列表并确定您可能需要哪些选项来纠正您发现的任何错误。

更正退休计划错误

退休计划的管理非常复杂,即使尽最大努力,也可能会失败。这些失败通常是无意的,可能看起来很小,但它们可能会产生严重的后果(包括计划取消资格),从而对计划发起人造成不利的税收后果。幸运的是,劳工部 (DOL) 和国税局 (IRS) 制定了各种计划,旨在鼓励赞助商在面临审计之前自愿纠正计划失败。

劳工部雇员福利保障管理局

DOL 员工福利保障管理局 (EBSA) 负责管理和执行 1974 年员工退休收入保障法案 (ERISA) 第 I 篇的信托、报告和披露规定。 DOL 有两个自愿自我纠正计划,可用于需要帮助满足 ERISA 要求的计划发起人。

1. 自愿信托更正计划

自愿信托纠正计划 (VFCP) 允许可能对 ERISA 下的信托违规行为负责的任何人,包括员工福利计划发起人、官员和利益相关方,自愿纠正某些信托违规行为并避免某些处罚,前提是他们符合标准和满足 VFCP 中概述的程序。 VFCP 提供了 19 类违规行为的描述,包括拖欠参与者供款、拖欠参与者贷款和基于计划资产估值不当的福利支付及其纠正方法。下面概述的步骤将有助于完全纠正违规行为。

Step 1:识别任何违规行为并确定它们是否属于 VFCP 涵盖的交易。

Step 2:遵循纠正特定违规行为的流程(例如,不当贷款或计划资产估值不正确)。

Step 3:计算和恢复任何损失或利润,如果适用,并向参与者分配任何补充利益。

Step 4:向相应的 EBSA 区域办事处提交申请,其中包括显示已采取纠正措施证据的文件。

2. 拖欠申报人自愿合规计划

拖欠申报人自愿合规计划 (DFVCP) 为福利计划发起人提供提交逾期、不完整或不正确的 5500 表格年度报告并减少民事罚款的机会。 DFVCP 仅适用于在 ERISA 第 I 篇下有提交义务的计划管理人员,他们遵守该计划的规定,并且没有收到 DOL 未能及时提交 5500 表格的书面通知。对于拖欠申报的计划是每天 10 美元,小型计划的最高罚款为 750 美元,大型计划的最高罚款为 2,000 美元。对于多年未提交计划年度报告的计划管理员,无论同时为该计划提交的迟交年度报告的数量如何,小型计划的最高罚款为 1,500 美元,大型计划的最高罚款为 4,000 美元。

国税局员工计划合规解决系统

IRS 员工计划合规性解决系统 (EPCRS) 更正计划可帮助合格退休计划的计划发起人使他们的计划符合《国内税收法》的要求。 EPCRS 提供了三个程序来纠正计划错误。

自我更正计划——自我更正计划 (SCP) 允许计划发起人随时更正微不足道的操作错误,而无需联系 IRS 或支付任何费用。如果及时采取行动,根据该计划仍可纠正重大操作故障。操作错误的一个例子是不遵守计划的书面条款。由于没有向 IRS 提交任何文件,计划发起人应保留足够的记录,记录在计划审计时纠正错误所采取的步骤。

自愿纠正计划——一些失败不符合 SCP 的条件,一些计划发起人更喜欢美国国税局对纠正的书面批准。在这些情况下,故障可能会根据自愿纠正计划 (VCP) 进行纠正。该计划允许计划发起人在审计之前的任何时间支付费用并获得 IRS 批准以纠正计划失败。要获得 IRS 批准,计划发起人应向 IRS 提交用户费用和 VCP 提交文件,其中描述了故障以及用于纠正故障和防止故障再次发生的方法。

审计结束协议计划——审计结束协议计划 (ACP) 可供计划发起人使用,这些计划发起人在 IRS 对计划的审计中发现了重大问题。计划发起人进行适当的更正,然后支付与 IRS 协商的制裁。

当面临信托违规或操作错误时,计划管理人员应咨询其计划审计员和 ERISA 顾问,以正确确定缺陷的整体影响并评估最佳可用的纠正方法。

有关 DOL 和 IRS 自愿更正计划的更多信息,请访问以下网站。

//www.dol.gov/agencies/ebsa/employers-and-advisers/plan-administration-and-compliance/correction-programs

//www.irs.gov/retirement-plans/correcting-plan-errors