现在是时候确保您公司的退休计划井井有条,并且可以维持劳工部或国税局的严格审查。

DOL 和 IRS 增加了退休计划审计的数量和频率。尽管许多审计是由员工投诉触发的,但大多数是随机的或由表格 5500 的问题触发。

八种常见的审计结果以及在审计前确定计划中的问题可以采取的步骤。

1. 未及时更新计划文件

如果与计划有关的任何规则或规定发生了变化,则必须更改计划文件以反映这些变化。许多计划供应商会向发起人提供修正案,但发起人有责任正式采用这些修正案。

2. 不遵守计划文件

计划文件是计划操作的基础;简单来说,就是计划的操作手册。了解计划文件并在做出决定时参考它们很重要。如果操作发生了变化,则需要更新计划文件以保持最新和准确。每隔几年进行一次文件/流程审核是个好主意。不要假设一直以来的工作方式得到了管理该计划的法律文件的支持。

3. 使用错误的补偿定义来计算延期

许多退休计划面临的一个大问题是该计划的薪酬定义的正确应用。有了众多的工资系统和工资代码,很容易对某些东西进行错误编程,从而错误地计算延期。计划发起人需要确保运营中发生的事情与计划文件一致。阅读文档对合格薪酬的定义,并对照一些员工的工资记录进行检查,以验证在计算延期时是否包括了所有合格的薪酬。如果存在差异,则可能需要更正分布或贡献。

4. 不及时存入参与者的捐款

延迟工资存款是最常见的 DOL 审计问题之一。法律要求参与者的供款在合理可能的情况下尽快存入计划中,以将其与公司资产分开。 “合理”一词在联邦法律或指南中没有定义,用于确定是否及时缴纳了延期存款。通常,对于较大的企业,最有可能在预扣工资后的几个工作日内及时存款。

小型企业安全港适用于参与者少于 100 人的企业。安全港规定,如果在从员工工资中扣留供款之日起七个工作日内为小型企业缴纳 401(k) 存款,则是及时的。我们建议计划发起人检查公司的工资流程,以确定可以合理地将供款与资产分开的日期,并将该日期用作汇出供款的最长时间。

5. 不符合资格要求

计划文件阐明了员工享有退休福利的权利,以及根据服务的正确应用和/或计划关于参与资格的年龄要求来确定这些权利的公式。为了遵守这些要求,计划发起人需要为所有员工维护准确的服务记录,并在他们的系统中内置一个流程,以在每位员工达到所需时间时通知他们。如果这些记录不正确或系统不到位,则提供的福利可能不正确。定期抽取具有代表性的员工样本(新员工、调动、重新雇用和兼职员工)并审查资格程序是一种很好的做法。

6. 参与者贷款不当、困难提款

计划文件规定,只有某些非常具体的原因才能获得困难分配,并且只有在符合某些标准的情况下才能获得贷款。未能确保满足这些法律要求可能会导致未经计划文件条款授权的分发。我们建议雇主检查以确保计划文件中的规定正确反映了计划的实际管理方式。雇主可以通过选择接受困难分配或贷款的员工的代表性样本来检查合规性,并审查与这些贷款相关的文书工作,以确保一切正常并符合法律要求。

7. 未能执行 ADP/ACP 非歧视测试

《员工退休收入保障法》要求进行测试以证明 401(k) 计划不会歧视高薪员工。美国国税局认为,401(k) 计划的最大失败之一是未能在适当的截止日期前执行此必需的歧视测试并纠正任何错误。非歧视测试通常由记录管理员或第三方管理员执行,但计划发起人应了解基础知识,包括失败的后果。雇主应检查这些测试是否有错误,例如列出的员工薪酬为零,或名单上的员工延期百分比大于计划限制。

8. 忘记提交 5500 表格

每年必须向 DOL 提交 5500 表。有时它可能会失败,尤其是在小公司中。对于较大的计划,如果未按要求及时完成强制审核以包含在表格 5500 中,则可能无法提交表格 5500。计划发起人应制定年度合规检查表,其中包括填写和提交 5500 表。另一种选择是将 5500 表的提交外包给可靠的第三方管理员。

通过持续监控和定期自我审核,退休计划发起人可以避免此处详述的许多问题。对于不合规的计划,IRS 和 DOL 有几个计划用于自愿自我纠正操作错误和信托违规行为。如果及早发现,计划发起人可以轻松解决许多问题。