案例研究:纳什维尔动物园

美国第 9 大动物园使用实时财务可视性来战胜 COVID-19 关闭

纳什维尔动物园的使命是通过保护、创新和领导力激发对自然世界的理解和发现文化。进步而充满活力的动物园占地 188 英亩,是该国陆地面积第 9 大的动物园。

挑战:寻找坚实的增长基础

自 1991 年开业以来, 纳什维尔动物园 已经从一家小型私人经营机构发展成为每年接待超过 100 万游客的 AZA 认证机构。尽管这家私人非营利组织在其占地 188 英亩的地点收取入场费和活动费,但它也由捐款资助。近年来,动物园经历了快速、持续的发展,其领导层着眼于未来,并制定了开发新动物栖息地和独特游客体验的宏伟计划。

然而,财务团队最初担心他们是否能够支持计划中的扩张,因为他们严重依赖纸质流程并且他们的 Sage 50 会计系统存在一些限制。

“在 COVID-19 爆发之前,我们一直处于直线上升的轨道上,这使得我们很难摆脱一些旧的做事方式,”纳什维尔动物园的首席财务官 Kim Prigen 回忆道。 “然而,我们知道我们已经超出了遗留系统的报告能力,需要采用新技术。”

在与其他几位动物园 CFO 协商并评估了 微软动态GP、Oracle NetSuite 和 Blackbaud 等解决方案后,Sage Intacct 上升到 Pridgen 的榜首。她选择了基于云的财务管理解决方案,因为它具有易于使用的报告和仪表板功能,并且与 LBMC 技术解决方案 合作提供可靠的咨询服务。从 Sage 50 升级到 Sage Intacct 后,该组织将其月结额减少了一半,提高了效率,并通过改进支出分析节省了数千美元。

解决方案:通过自动化工作流程将月度结算速度提高 50%

在值得信赖的当地顾问的帮助下 LBMC 技术解决方案,就在 2020 年初与大流行相关的停工大规模中断前几周,纳什维尔动物园在 Sage Intacct 上上线。这不仅使财务团队能够毫不费力地转向远程工作,而且还使他们的效率提高了 30% 并减少了每月关闭时间从 10 天缩短到 5 天——同时,Pridgen 每个月都会亲自为她节省一整天的时间,她之前花在为董事会准备乏味的报告上。

“在部署 Sage Intacct 之前,结账很困难,因为一切都是完全手动的,而且我们之前的报告无法平衡,”Pridgen 回忆道。 “我的团队每天至少要花 30 分钟从beplay手机版销售点和活动系统中提取数据,在 Excel 中对其进行格式化,然后将其重新输入 Sage 50。但是 Sage Intacct 为每个人都简化了一切,我有时间确保我们报告的准确性,而不是争先恐后地完成它们。”

如果没有 Sage Intacct 的多维总账,这一重大的流程改进是不可能实现的,它帮助将动物园笨重的会计科目表缩小了 75%。因此,财务团队只需按一下按钮就可以生成单个事件的损益表,而无需花费数周时间来整理如何分配费用。此外,他们的新应付账款工作流程完全无纸化,他们只需从 Accesso 销售点系统上传数据。

在不确定时期发现成本节约和捐助者资金

纳什维尔动物园特别欣赏它通过 圣人完好无损 实现.

“由于之前系统中的报告结构笨拙,我们过去每季度只检查一次现金流,但现在我们每周查看一次,这是帮助我们度过今年最繁忙季节的一个重要因素,”普里根评论道。 “通过 Sage Intacct,我们仔细审查了每一笔费用,并找到了在不影响动物护理人员的情况下节省数千美元的方法。该系统还让我可以快速运行不同场景的预算预测,以确定如果面临另一次停工,我们可以撑多久。”

动物园的开发团队利用 Sage Intacct 来调查供应商的支出和每只动物的成本——帮助他们提出令人信服的捐赠请求案例。由于资本项目的传统命名赞助不那么引人注目,而人流量低且建设项目被搁置,因此该团队提取了精细的运营见解,以便为捐助者和大型供应商提供新的机会,例如给长颈鹿喂食一个月。由于这些筹款努力和令人印象深刻的社区支持,该组织今年已设法为其大部分必要的运营费用提供资金,甚至预计明年会略微增加其总体预算。

“我们一直在以有限的容量售罄,我们为孩子们准备的‘Boo at the Zoo’万圣节节目带来的收入与去年完全相同,这是一个惊喜,”Pridgen 分享道。

现在,Pridgen 和她的团队拥有更强大的财务控制和他们所需的所有可见性——无需动用动物园有限的 IT 资源。接下来,他们期待添加运营数据,例如管理员时间和访客出勤率,并构建基于角色的仪表板来监控整体绩效并展示计划影响。他们还计划实施 Sage Intacct 的 采购模块,这将有助于该组织采用集中采购做法,并在适当的时候为再次加速增长做好充分准备。